Como organizar o fluxo de caixa: 7 dicas para criar um controle eficiente

Tentar administrar um negócio sem aprender como organizar o fluxo de caixa é como tentar remar um barco sem um remo. Mesmo se você tiver sucesso, será um exercício cansativo que vai desgastá-lo.

O fluxo de caixa é importante para todas as empresas, mas é essencial para startups e pequenas empresas. Se você não conseguir administrar seu fluxo de caixa no primeiro ano, provavelmente não sobreviverá ao segundo.

Os três principais elementos da sua análise de fluxo de caixa incluem:

• Contas a receber: o que os clientes lhe devem;
• Contas a pagar: o que você deve aos seus fornecedores;
• Dificuldades: você espera não ter, mas elas podem acontecer.

Você deve gerenciar efetivamente todos os três se quiser conduzir sua empresa com sucesso. Claro, a melhor direção para remar uma canoa é a favor da corrente. Você vai mais rápido e não se cansa.

Da mesma forma, seu negócio será mais saudável se você aprender como organizar seu fluxo de caixa em direção à linha de lucro. E neste post separamos algumas dicas para te ajudar a remar seu barco de fluxo de caixa com sucesso.

7 dicas de como organizar o fluxo de caixa

1. Defina metas ambiciosas, mas realistas

O primeiro passo de como organizar o fluxo de caixa melhor é visualizar onde você quer estar financeiramente. A melhor maneira de fazer isso é anotar suas metas financeiras.

Certifique-se de não limitar seus objetivos ao que você acha que é alcançável agora. Se você quer realmente mudar a maneira como administra o dinheiro, crie suas metas desafiadoras.

Essas metas exigirão melhorias contínuas em seu desempenho, mas não são impossíveis de alcançar. Coloque um limite de tempo para ajudá-lo a acompanhar o progresso delas.

Ao definir suas metas, há vários fatores que você deve considerar:

• sua idade;
• compromissos financeiros futuros;
• obrigações de curto prazo;
• dívidas e ativos existentes;
• rendimento provável.

Determine um ponto de equilíbrio

Você deve saber quando seu negócio se tornará lucrativo, não porque isso afetará seu fluxo de caixa – porque não o fará -, mas porque lhe dará uma meta inicial para alcançar e uma meta para projetar o fluxo de caixa futuro.

Fluxo de caixa negativo e lucros negativos contribuem para uma combinação sombria. Concentre seus esforços em gerenciar seu fluxo de caixa com um olho focado em alcançar aquele momento em que você percebe seus primeiros lucros.

2. Analise o fluxo do seu dinheiro

Isso te ajuda a pensar como um negócio. Gerenciar o dinheiro que entra contra o que é gasto, bem como o que há em caixa versus o que se deve são controles importantes.

As informações desse gerenciamento são usadas para tomar decisões financeiras, como investimento, empréstimos, redução de custos e gastos.

É importante entender como essas medidas se conectam. Quando você pode ver a conexão entre dinheiro que entra (renda) e dinheiro que sai (despesas), bem como o que você possui (ativos) e o que você deve (passivos), reforça a importância de construir ativos que podem ajudá-lo a gerar renda e a reduzir as responsabilidades que criam despesas.

Uma vez que você se compromete com uma lista de metas, você terá uma motivação mais forte para mudar seus hábitos financeiros.

Use seu ponto de equilíbrio como referência. Depois que você atinge o ponto de equilíbrio e seu negócio é lucrativo, você ainda precisa gerenciar seu fluxo de caixa, é claro. Você atingiu outro estágio da vida da sua empresa e poderá dar mais um passo adiante.

3. Incentive os clientes a pagarem mais rápido

Ofereça aos seus clientes descontos antecipados e mantenha os requisitos de crédito rigorosos. Estabeleça um conjunto escrito de padrões para determinar quem é elegível para crédito e aplique esses padrões rigidamente.

Você não quer que todos os clientes que estão entrando pela sua porta sejam aprovados para crédito, certo?

4. Considere seus custos versus receita

Ter uma visão de suas despesas em relação à sua renda também o levará a entender o status e a criar uma forma de como organizar o fluxo de caixa melhor.

Simplesmente entendendo o quanto você está gastando versus o quanto você está entrando, permitirá que você tenha visibilidade sobre seu potencial para economizar.

A melhor prática é procurar minimizar seus custos em relação à sua renda. Se você puder calcular a proporção de sua renda que sai para atender suas despesas, você estará em melhor posição para:

• economizar dinheiro;
• reduzir a dívida;
• começar a gerar fluxo de caixa positivo.

Isso ajudará potencialmente a identificar as principais áreas em que você está gastando mais do que imaginou.

5. Organize suas despesas

O primeiro passo para alcançar seus objetivos financeiros é ter listado suas despesas ou um plano de fluxo de caixa. Suas despesas devem levar em conta toda a sua posição financeira, por isso é importante fazer uma lista com todas elas.

Fale com seu consultor financeiro ou contador, que pode fornecer algumas ferramentas úteis para você começar. Depois de ter as despesas por escrito, você poderá ver como algumas delas se enquadram em uma determinada categoria, como “entretenimento”.

A visualização da porcentagem do seu dinheiro que vai para essas categorias costuma ser uma boa oportunidade para redimensionar seus gastos.

6. Mantenha uma reserva em dinheiro

É possível que em algum momento você tenha déficits de caixa. A sobrevivência de sua empresa pode depender de como você consegue lidar com essas deficiências.

Se você começar com algum dinheiro em sua conta bancária, será mais fácil se concentrar no fluxo de caixa e não se estressar com as deficiências.

Essa reserva, que também chamamos de capital de giro, ajuda a “segurar as pontas” em momentos mais críticos e não abala sua organização financeira.

Aprender como calcular capital de giro de uma empresa é parte da gestão financeira e essencial para prevenir surpresas.

E não só para isso. Na dúvida de quando fazer um empréstimo é importante estar com os números em mãos para decidir se é o momento certo.

Organizar o fluxo de caixa e saber sua necessidade de capital de giro é parte da gestão financeira que te permite operar mês a mês com mais segurança.

7. Use uma planilha automatizada de fluxo de caixa

Se você usa planilhas, com certeza está acostumado a usá-las como ferramenta para organizar o fluxo de caixa.

E com vários números para gerenciar é muito útil automatizar tarefas e processos que integram suas planilhas. Assim, nenhum dado é perdido e com um clique você atualiza todos os seus controles de caixa. Isso ajuda a poupar tempo para focar no seu core business.

Enquanto seu fluxo de caixa permanecer positivo, sua empresa poderá sobreviver a águas turbulentas. Projete fluxos de caixa futuros com base em histórico e dados financeiros sólidos. Isso tira o trabalho de adivinhação e você vai dormir melhor à noite.

Fonte: Pluga