5 dicas para não errar na entrega da ECF
Saiba como se preparar para a entrega da ECF, que tem prazo final em 30/09
Está chegando ao fim o prazo de entrega da Escrituração Contábil Fiscal, a ECF, referente ao ano de 2020 e situações especiais de 2021.
A Escrituração, que deve ser entregue por pessoas jurídicas tributadas pelo lucro real, lucro arbitrado e lucro presumido, costuma dar muita dor de cabeça, já que sua estrutura é bastante complexa e exige muitas informações detalhadas das operações fiscais e contábeis das empresas.
A ECF é enviada para o Sistema Público de Escrituração, o SPED, onde todos os dados são interligados e integrados, trazendo um controle maior sobre a prestação de contas para os órgãos fiscalizadores e diminuindo a sonegação de tributos e a evasão de receitas. Por isso, é extremamente importante ter muita atenção no preenchimento e evitar deixar a entrega para a última hora.
A submissão feita às pressas pode ocasionar sérios erros, agravando o risco de cair na inspeção do Fisco.
Caso a empresa atrase ou não entregue o documento, ela passa a descumprir uma obrigação acessória, tornando-se alvo de uma possível fiscalização e autuação de multa, geralmente de valores bem altos, que pode impactar diretamente no caixa do negócio.
O descumprimento da ECF também pode impactar na participação da companhia em licitações, que exigem regularidade fiscal das empresas participantes.
Os problemas mais encontrados na entrega da Escrituração são contas contábeis com contas referenciais indevidas ou não referenciadas; valores diferentes da Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) na Escrituração Contábil Digital (ECD) e na ECF; falta de vínculo entre adições e exclusões, e ECD e ECF feitas separadamente. Para ajudar a evitar esses erros, convidamos as especialistas contábeis Maria Angela Pícoli e Graziele França, da WK Sistemas, empresa referência em ERPs, para dar algumas dicas. Confira:
Mantenha-se sempre atualizado
O programa validador da ECF é um sistema que passa por atualizações constantes, então é imprescindível ficar atento à última versão do leiaute e quais foram as alterações feitas em cada ano. Uma das principais fontes de informação para se manter atualizado são os manuais de orientação, que podem ser acessados direto da página oficial do SPED (http://sped.rfb.gov.br).
Use a ECD como ponto de partida
A ECD, outra escrituração que faz parte do SPED, já possui todos os lançamentos contábeis da pessoa jurídica, como o balanço patrimonial e demonstrações contábeis. Então, ela deve ser o primeiro passo no preenchimento da ECF. Fazendo o relacionamento do plano de contas contábil da empresa com o plano referencial da Receita Federal, o programa gerador da ECF já preenche alguns registros similares, economizando tempo e minimizando erros. O ideal é fazer as duas escriturações juntas.
Fique ligado nos arquivos transmitidos em caso de mudanças com o contador ou com o plano de contas
Como a ECF deve ser transmitida em arquivo único (a menos que ocorra alguma das situações especiais previstas na Identificação da Entidade), no caso de mudança de contador ou de plano de contas no período de entrega, a entidade deve recuperar os dois arquivos transmitidos da ECD (um para cada contador ou plano de contas) . Contudo, para que a ECF recupere os dados corretamente, é necessário que os saldos finais das contas que aparecem no primeiro arquivo sejam iguais aos saldos iniciais dessas mesmas contas que aparecem no segundo arquivo.
Isso pode ser feito na própria ECD por meio do preenchimento do registro I57 (transferência de plano de contas) , no segundo arquivo do documento, conforme instruções do Manual de Orientação do Leiaute. Se isso não ocorrer, a ECF vai recuperar somente os dados do segundo arquivo, e os ajustes necessários deverão ser realizados na própria ECF ou na ECD, por meio de substituição.
Use os registros K155 (Balanço) e K355 (Demonstração de Resultado) para encerramentos diferentes de ECD e ECF
Os encerramentos do exercício na ECF seguem o período de apuração do tributo. Por exemplo: se a empresa é de lucro presumido, os encerramentos são trimestrais. Mas, caso a ECD recuperada tenha um encerramento diferente (anual, em alguns casos), no momento da validação no programa da ECF poderá aparecer uma mensagem com o valor da diferença entre os saldos credores iniciais e finais. Nesse caso, é possível ajustar os saldos por meio de alteração nos registros K155 e K355 (alteração de saldo de uma ou mais contas).
Conte com a ajuda de um software
O SPED gerou a necessidade das empresas entrarem de vez na era tecnológica. Por isso, é importante ter uma solução que, além de auxiliar no dia a dia da gestão, ainda dê assistência para que o seu negócio consiga cumprir todas as suas obrigações acessórias.
Uma boa opção é apostar em um software de gestão integrada, o ERP, que vai automatizar e interligar todas as áreas da empresa, trazendo muito mais rapidez nos processos e evitando erros.
Também é importante, antes de escolher o sistema, verificar se ele está totalmente adaptado para o cumprimento da ECF/ECD, conferir suas funcionalidades, checar a periodicidade das atualizações do software e conversar com outros usuários para saber se o programa realmente cumpre o que promete.